Sete erros de proteção de dados que comprometem quase todas as lojas online

Explorar uma loja online implica recolher, diariamente, dados de pessoas, o nome, a morada, o correio eletrónico, por vezes a data de nascimento e, invariavelmente, o registo daquilo que cada cliente adquire. Dessa recolha nascem responsabilidades legais que muitos lojistas apenas descobrem quando confrontados com uma queixa ou uma coima. A boa notícia é que a generalidade dos problemas decorre de um número reduzido de erros recorrentes, quase todos corrigíveis sem custo assinalável. Enunciam-se os sete mais frequentes.

1. Adotar uma política de privacidade que não corresponde à realidade da empresa

É prática comum copiar a política de privacidade de outro sítio e limitar-se a substituir o nome. Sucede que esse documento tem de descrever aquilo que a sua loja efetivamente faz, que dados recolhe, com que finalidade, com quem os partilha e durante quanto tempo os conserva. Uma política copiada descreve a atividade de outrem, não a sua, e perante uma fiscalização essa discrepância torna-se manifesta.

2. Recolher o consentimento de forma inválida

A caixa previamente assinalada, através da qual se presume que o cliente aceita tudo, não produz efeitos. O consentimento tem de traduzir uma escolha ativa e livre. É ao titular que cabe assinalá-la, e deve poder concluir a compra sem ficar obrigado a aceitar comunicações publicitárias. Associar as duas coisas, a aquisição e o marketing, num único assentimento constitui um dos erros mais difundidos e, simultaneamente, dos mais simples de corrigir.

3. Conservar dados em excesso, por tempo excessivo

Existe a tentação natural de guardar tudo indefinidamente, na eventualidade de um dia vir a ser útil. A lei impõe o contrário. Apenas devem conservar-se os dados necessários, e somente pelo período necessário. Manter durante anos a informação de clientes que não regressaram não acrescenta valor e agrava a dimensão do problema no caso de uma violação. Menos dados conservados significam menos risco assumido.

4. Desconhecer onde residem efetivamente os dados dos clientes

Este é o erro, de natureza técnica, que mais frequentemente passa despercebido. Os dados da sua loja não se encontram apenas na loja. Estão na ferramenta de correio eletrónico, no sistema de faturação, na plataforma que expede as comunicações, no serviço que analisa as visitas. Cada uma dessas ferramentas conserva dados dos seus clientes, não raro em servidores sediados noutros países. Quem ignora por onde circulam os seus dados não os consegue proteger, nem consegue responder quando um titular pergunta que informação a empresa detém a seu respeito.

5. Manter o sítio sem cifragem

Se o endereço da loja ainda principia por http em vez de https, os dados que os clientes introduzem, da morada aos elementos de pagamento, transitam desprotegidos e ficam sujeitos a interceção. A correção é de custo reduzido e constitui, hoje, o patamar mínimo exigível. Uma loja que apresente o endereço sem o indicador de segurança transmite desconfiança ao cliente e expõe-no de forma efetiva.

6. Não dispor de um plano para o momento em que algo corre mal

Mais cedo ou mais tarde, alguma coisa falha, um acesso indevido, uma base de dados exposta, um equipamento subtraído. Quando tal sucede e daí resulta risco para as pessoas, a lei concede pouco tempo. Em Portugal, a violação tem de ser comunicada à Comissão Nacional de Proteção de Dados no prazo de setenta e duas horas a contar do momento em que dela se tomou conhecimento, havendo casos em que os próprios titulares devem igualmente ser avisados. Quem não tenha um plano previamente definido descobre este prazo no pior momento possível, com o tempo já a correr contra si.

7. Presumir que a matéria só respeita às grandes empresas

O erro que subjaz a todos os anteriores consiste em supor que a proteção de dados é uma preocupação reservada à banca e às multinacionais. Não é. A lei aplica-se a qualquer atividade que trate dados de pessoas, incluindo a loja de um único titular. Para quem é pequeno, a vantagem reside em que a correção destes pontos é mais rápida e menos onerosa do que aparenta, sobretudo quando confrontada com o custo de uma queixa.

Por onde começar

Não se impõe resolver os sete de uma só vez. Impõe-se, isso sim, saber em quais deles a empresa se encontra exposta, e esse retrato traça-se com brevidade. Se explora uma loja online e pretende distinguir aquilo que está acautelado daquilo que constitui um risco por resolver, fale comigo. Um diagnóstico preliminar oferece-lhe esse retrato antes que seja um problema a revelá-lo.